随着办公自动化的不断推进，电子文件越来越显示出它的优势，甚至进而在逐步取代纸质文件的作用。那么，对于专职文件、档案管理人员来说，是否就可以放弃对纸质文件的管理和归档？面对电子文件与纸质文件并存的状态，怎样才是全面、科学的文件管理？

共存与互动

——谈纸质文件管理和电子文件管理

国家局办公室  李印美/文

当前，随着烟草行业信息化建设的不断加快，办公自动化已成为推动行业发展、转变工作方式和管理方式、提高办公效率的一个重要手段。但在大多数文件管理人员中，存在一种误区，认为实现办公自动化后只是对电子文件进行管理，而放弃了对纸质文件的管理与归档。实际上，纸质文件管理和电子文件管理是当今文件管理的两种类型，其管理是在共存状态下互相依存、互相影响的。两者之间的共存、互动构成了信息时代人类记录方式的动态图像。

共  存

所谓“电子文件”，是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。从诞生开始，电子文件将在相当长的时间里与纸质文件共存。电子文件分为两类，第一类是先有纸质文件，之后根据存储、利用等方面的需要形成相应的电子版本，即纸质文件的数字化过程中产生的文件。第二类是在公务活动中用计算机直接生成电子文件，但出于对文件证据要求或永久可读的需要，又将电子文件转换成纸质文件。

在现实工作中，提前归档会使档案部门控制文件信息资源的起点前移，并有助于文档一体化管理。由于文件在办文部门几乎没有停留，归档时不少文件还与现行公务活动密切关联，内部的查阅也比较频繁。因此，业务部门也需要更多地与档案部门打交道，档案部门需要更清楚地了解文件的现行价值及运转过程。这就使得档案部门的介入时机超前于归档，自然而然向文件生成的起点延伸。电子文件和纸质文件以双套制和双轨制两种类型共存。双套制是后端共存，电子文件不是“原生文件”，没有经过运行和处理，没有在现行期发生效力，没有相应的源数据，基本上可以看作是纸质文件的数字化副本，它的“文件”属性和证据力是不完整的，甚至算不上“电子文件”。双轨制是全程共存，电子文件也是“原始文本”，生成时即具有效力，参与相关的事务处理，如果管理完善，可以有全面的源数据，是完整意义上的电子文件。虽然两种共存状态下电子文件的社会属性和功能都有所不同，但无论是双套制还是双轨制，都是以电子文件和纸质文件的相互对应为前提。

互  动

既然电子文件与纸质文件是共存的，那么，必然要对这两种文件分别加以管理。共生于一个机构中的两个文件管理系统不断磨合，它们之间各自独立，各自发展，又互相依存、互相影响，随时调整着各自的角色与特点，承担着共同的和各自分担的责任。

首先，电子文件管理推动了纸质文件管理的改革。自从在文件和档案领域实行计算机辅助管理以来，纸质文件管理的方法就开始发生变化，电子文件的管理对纸质文件管理的影响更大、更深，从而引发的变化也更多、更明显。

实际上，虽然档案管理提前介入文件的形成及其管理早已有之，但由于体制、制度等方面的原因，文档一体化的程度一直不高，仅限于一些局部措施。电子文件管理对前端控制的要求是实质性，甚至是强制性的，理想的解决方案是由一个系统统管全程。即使尚未建立统一的电子文件管理系统的机构也在现有系统中强化了前端控制，将文件阶段、档案阶段的管理任务统筹安排，将可能在文件生成初期完成的工作尽量提前。由电子文件推动的这种一体化很快带动了纸质文件，在文件——档案全程范围内进行的流程变革使文档一体化进入了新阶段。

目前开展电子文件管理，特别是实行双轨运行的单位大多实行办理完毕时归档。由于电子文件归档后不影响文件形成部门的使用，其他部门也可以直接在网上调用，无须到办文部门来查阅，所以，文件形成部门没有必要把相应的纸质文件留在办公室里，转而采取随办随归的做法。这样一来，纸质文件和电子文件的归档几乎是同步进行的。纸质文件的随时归档不仅减轻了机构内各部门保管文件的压力，也减少了个人存放文件保管不善等问题，提高了归档齐全率。

对于专职文件、档案管理人员来说，全面、科学的文件管理非常重要。（管放军 摄）

由于文件在办文部门几乎没有停留，归档时不少文件还与现行事务密切关联，机构内部的查阅还比较频繁。这就使得档案部门的介入时机超前于归档，档案部门控制文件信息资源的起点也明显前移。

不仅如此，电子文件管理还导致了档案实体管理的简化，尤其是表现在整理方面。过去对纸质文件整理需要通过实体系统固定文件之间的有机联系，建立档案实体的科学秩序，并支持档案检索的有效实现。在这方面，电子文件管理的优势不言而喻：一方面是因为快速度、多途径的全文检索功能，以及随时随处的网上利用，多个用户可同时利用的便利让用户更加乐于利用电子文件；另一方面，电子文件管理可以根据需要建立文件之间的多维联系，只要在检索软件中标明纸质文件（档案）的存放位置，便可以方便地查找到对应的纸质文件。这样一来，对纸质档案实体秩序的要求就降低了，只要排列有序，位置明确，就可以借助电子文件检索功能实现纸质档案的快捷查询。立卷的简化带动了相关工作的简化，如排架方法、档案统计、手工检索工具编制等，档案部门可以从繁重的整理业务中解脱出来，更多地关注档案信息资源的建设、开发与服务。

电子文件管理推动了纸质文件管理水平的提高，反过来，纸质文件管理也促进了电子文件管理的完善。与纸质文件管理相比，我们管理电子文件的经验要少得多，尽管电子文件与纸质文件有许多不同之处，但毕竟都是社会活动的记录，其管理目标基本一致，在管理内容和方法上也应该有很多共同之处。电子文件管理面临的最大挑战是如何建立公众的信任，到目前为止，突破的思路主要集中在两条路线上，即技术和管理。技术措施自不必说，加强管理的一些思路是从纸质文件管理的经验中汲取而来的。

来源原则是电子文件管理从纸质档案管理中获取的最有价值的东西。对于电子文件而言，来源原则仍然可以当作准则，区别仅仅在于从主要指导档案实体单元的组织，转变为指导对电子文件生成背景的理解、揭示和维护，用来源的真实性证实电子文件内容的真实性。

仅从技术而言，对纸质文件的伪造、篡改也并非不可实现。实际上，人们对纸质文件、档案的信任更多是来自对其整个运转、保管过程安全性的默认。这个过程建立在文件形成与保管规律的基础上，经过长期的运行和各种复杂情况的检验而日渐严谨与完善，其中蕴涵的科学性对于电子文件也具有应用或借鉴价值。此外，电子文件的许多管理方法，如价值鉴定、著录标引、信息编研与开发等都从纸质文件、档案的管理中继承了有益的经验。

当然，电子文件和纸质文件的发展是不均衡的，两种文件管理的互动也是不对等的。纸质文件管理在电子文件管理的影响下日渐“瘦身”，而电子文件管理则在纸质文件管理经验和信息技术的支持下日趋完善、“丰满”。文件本身的变化是一种不可抗拒的客观存在，文件管理的变化则是文件、档案工作者的主动应对。两种文件的共存和互动给我们带来无数的难题、挑战和机遇。对于专职文件、档案管理人员来说，全面、科学的文件管理战略比任何时候都显得重要：一方面，文件管理人员要因势利导，以积极的文件管理态度、与时俱进的文件管理精神，进军电子文件管理领域，从方法、技术层面制定完善电子文件管理规章制度；另一方面，档案工作人员要扎扎实实地坚守“社会记忆保护者”的责任，在没有充分把握保障电子文件长久真实性时，不轻言放弃纸质文件阵地，充分、有效、巧妙地利用两种文件的特点实现管理优势互补，有利于我们在文件、档案管理的重大变革时期最大限度地把握主动。