在信息化建设过程中，企业各部门之间由于对信息需求的不同，在实现数据共享时常常出现矛盾。究竟是重组业务流程，还是进行软件二次开发？这往往是企业面临的两难选择。本文试图以案例形式分析“求同存异”思想，希望对解决这一难题有所启示。

案例Ⅰ    往来单位名称的统一

在企业原材料采购和产成品销售业务中，经常遇到往来单位名称更改的情况。这样，进行采购、销售的业务部门与做会计记录的财务部门在实现数据共享时常常出现矛盾：业务部门只需要修改以后的单位新名称，而财务部门由于会计必须留有痕迹地记录和反映经济事项等法规与专业制度的要求，则不仅需要单位新名称，而且也需要单位旧名称及其记录。

如此一来，许多企业在信息化建设中只能让各职能部门各取所需、独立操作。等双方需要对账或查找相关资料时，则必须由会计人员和业务人员分别从各自的人脑资料库或者电子文档中搜索出相关信息，在经过大量面对面的工作后才能完成核对。显然，这样费时费力，容易出错，也无法消除信息滞后和信息孤岛的产生。

事实上，根据工业企业操作流程中“业务驱动财务、财务业务一体化”的思想，通过对不同需求做实事求是的求同存异的分析后，是完全可以解决的。

1、从专业化管理的角度确定不同需求

系统应当最大限度地满足“业务人员只需要单位新名称资料，财务部门则既需要单位新名称资料也需要该单位旧名称资料”的不同需要。

由于会计数据加工处理方法要求严格，数据的真实性、准确性要求高，数据具有可验证性和充分的安全可靠性保证等特征，系统必须充分尊重并实现财务上合法合规和业务上实用的需求。

2、从流程优化的角度重组企业业务流程

①信息更改的传递。往来单位在更改名称时，首先由掌握数据源头的业务部门以适当方式传递到业务数据和财务数据的录入点，譬如一式几份的纸张版，或者要求同时做传递操作的电子版本。

②信息更改的系统录入。业务部门按上述规定向指定地点发出指令后，业务流程下游相关数据处理点方可继续。

③信息更改的处理。对财务部门而言，需要将会计信息通过转账凭证将单位旧名称下应收应付余额信息结转到单位新名称下，以满足会计记录的连续性和法律法规相关会计历史资料保存时间的要求；对业务部门而言，则需要通过系统自动或通过人工找出对应实质为同一单位的新旧名称之间的对应关系后，将单位旧名称下的非会计信息转移到单位新名称下，以保证信息记录的完整性。当然，在会计档案保存时间内，往来单位旧名称（包括编码）是不能删除的（可封存）。

3、在互动中与软件开发商或软件实施方确定需求

在进行业务流程重组的同时，为充分发挥信息系统功能，还需要借助软件的开发来实现。用户必须及时而明确地向软件开发商或软件实施方提出上述要求，在互动中确定需求方案。目前大多数国产商品化的财务管理软件，即使二次开发也难以解决好用户所要求的“单位信息由系统自动从旧名称（或名称编码，下同）转移到新名称资料库”的问题。

案例Ⅱ    存货的实物管理与会计核算的协调

许多企业由于会计核算软件和物流管理软件的选型和实施上存在很大差异，软件之间数据结构的一致性和数据的共享性较差。这就需要突破传统上按职能划分领域的界限，重组原有信息资源，通过对软件二次开发或升级，建立全局共享数据模型，实现以企业业务流程为中心组织企业生产经营活动，实现企业物流、资金流、信息流高效统一的连续运动。解决上述问题的关键是发挥存货核算的作用，在实施过程中至少应注意处理好以下三个问题：

1、存货入库核算处理

①业务流程和方法的选择。通过存货入库业务核算将购货业务处理信息用规范的记账凭证、会计账户等会计信息反映出来，并把采购管理系统同应付账款系统有机地联系在一起。

②存货入库计价方法的选择。采用实际成本法核算存货成本时，存货入库按取得时的实际成本入账；采用计划成本法核算存货成本时，存货入库按计划成本入账。会计科目增设“材料采购”、“材料成本差异”，以便核算实际成本和计划成本之间的差异。对于外购入库材料的采购费用的处理，系统最大限度地实现采购费用在不同材料上的分配。

③存货入库核算类型及其数据源值的确定。外购入库核算，是在对外采购并已收到发票的入库材料核算时，以采购发票上的金额和对应入库单中的数量为准，保证核算的正确性；存货估价入账，是指在外购入库发票未到，财务人员期末暂时按估计价格入账，下月初由系统自动生成红字记账凭证予以原暂估凭证的冲回；自制入库核算及其他入库成本以及委外加工入库存货的核算，企业无论采用实际成本法还是采用计划成本法，均应录入实际成本。

2、存货出库核算处理

存货出库核算同存货入库核算一样，也有实际成本法和计划成本法两种核算方式。进行存货出库核算时应该注意以下四点。

①如果需要采取实际成本和计划成本混合计价时，必须严格分别物料品种设置；②在存货出库核算前，系统必须首先检查有无未记账的入库单。如果有，则提示后中断退出，由用户完成对未记账入库单的记账后，重新进行出库成本核算；③采用实际成本法时，系统自动按选定的存货计价方法计算出每一张出库单上各材料的发出单价；采用计划成本法时，系统首先计算材料成本差异率，然后在出库单上自动填入计划单价并计算发出金额，最后计算发出材料应分摊的材料成本差异；④系统必须提供“负结存或负出库”核算的功能选项。由于系统不能确定没有入库而直接出库的单据单价，当负结存可能导致一些出库单据不能确定单价，需要人工干预并确认单价。否则，只能通过软件的二次开发实现。

3、记账凭证处理

将发票、出入库单等核算单据自动生成记账凭证，是工业物流和资金流中的重要环节。为实现存货核算管理系统生成准确的记账凭证并自动传递到总账、应收、应付系统，实现财务和业务一体化的操作，必须要求系统能够提供凭证模板设置的功能，并在凭证所需的明细科目、金额等各要素与单据之间建立对应关系。在进行凭证处理时，应当注意以下问题：①系统的凭证模板设置要求能实现一种核算单据对应多个模板，可以自由设定某一个模板为默认模板并按默认模板生成记账凭证。对于设定了多核算项目的科目，自动携带多核算项目；对于采用数量金额核算的科目，自动携带物料数量。

②凭证模板科目的取数。系统必须提供来源多样化的已钩稽数据，尤其对于按实际成本核算的外购入库经济事项。对于凭证模板科目数据来源多样化要求，目前有些商品化的软件无法提供该功能，也无法通过二次开发实现，因此企业在做系统选型和实施时，有必要重视这些重大细节。

③科目来源。对业务单据进行会计记录和处理时，由于企业经济事项性质各异，系统必须提供可供用户选择的取自凭证模板已设置的明细科目或取自业务单据上材料的存货科目、销售收入科目、销售成本科目、材料成本差异科目或单据上部门的核算科目等诸多选项的功能。

④凭证生成方式。系统必须提供按单张或多张单据汇总生成凭证的选项。对销售业务频繁的企业，汇总生成凭证的选择尤有必要。由于存货核算功能模块的桥梁作用，该系统与其他相关子系统接口很多，在系统选型时最好选择提供了该功能选项的系统。否则，二次开发时容易产生人为错误。

4、采购费用处理的例外管理

据了解，对采购费用和采购成本同时结算的情况，目前商品化软件，可以提供根据采购发票对采购费用进行按数量、金额做自动或手工分配的功能选项。但在采购费用和采购成本不能同时结算和记录时，系统难以解决材料采购费用的分配。采购费用和采购成本不能同时结算而且难以区分费用受益对象情况较多的企业，建议在材料一级科目下设材料采购费用的二级明细科目，记录根据采购费用发票确定的采购费用成本；设计材料采购成本的二级明细科目，记录根据材料采购发票确定的材料采购成本，此时，该材料采购成本二级总分类账与存货核算子系统的材料明细账形成账账对应的钩稽关系。这样设计的业务流程，必须在材料采购入库根据凭证模版生成凭证时，相应增加一个类似“材料采购费用”明细科目的科目来源。

通过上述案例分析，可以略窥求同存异思想对企业信息化建设过程中企业不同职能部门和不同发展时期不同需求处理的重要作用。