信息化管理是企业的神经中枢，一旦管理信息错乱，整个企业将陷入半瘫痪状态，这是江西中烟工业公司广丰卷烟厂得出的深刻教训。广丰卷烟厂原先属于计划内地方卷烟厂，由于长期游离于行业政策之外，管理混乱由来已久。上个世纪90年代中期以广丰卷烟厂为核心组建起了江西月兔企业集团有限公司，在产业扩张过程中，集团下属企业最多时达到40来个，且布局分散，企业管理幅度、难度明显增大。总部召开会议，只能是办公室提前一两天通过电话逐一通知，费时费力，一些紧急临时会议无法按时召开，而且由于没有留下文字信息，容易出现与会者迟到、缺席现象。2006年，广丰卷烟厂上划为中央预算内企业，规范管理成为企业的首要任务，开通短号直呼业务，疏通通信渠道成为企业规范内部管理改革的突破口。

首先，广丰卷烟厂在移动公司注册了一个移动总机，移动公司为企业分配一个移动公司的电话号码作为“移动虚拟总机”，中层以上干部和办公室工作人员分配一个与手机长号相对应的4位分机号作为“移动虚拟分机”。开通移动总机，工作人员可以把现行11位数的手机号码缩短到4位，这样，工作人员在工作联系中也不会因记不住对方手机长号而犯难。同时，员工之间通话的资费也由按时收费降低到每月固定3元。短号直呼为企业提供类似固定总机的服务和资费，达到为企业塑造统一形象、提高企业内外沟通效率、降低通信和办公成本的目的。

短号直呼之后，广丰卷烟厂又进一步开通短信群发功能。短信群发是移动总机的一个服务内容，由被授权者用自己的手机拨打“5555”直接与移动总机话务员取得联系，在预定群组模板中圈定所要通知的对象，并告之通知内容，5分钟之内被通知对象就可以接收到短信。

当然，移动总机也有它的缺点：话务员容易把被授权者口头表述的短信内容中的同音字搞错，为此也闹过一些不大不小的笑话，同时，话务员不可能24小时在岗，发生在下班后的紧急事务往往被搁置。

短信群发使企业真正收到了“振臂一呼，应者云集”的效果，有效提高了企业的效率

为提高短信内容的精准性，实现全天候在岗服务，2008年3月，广丰卷烟厂在移动公司架设起网络短信群发平台。管理人员借助网络进入中小企业信息化管理中心，在企业信息化应用平台上，自行设定、增减群组用户，确保通知对象不遗漏。自行编写短信内容，确保通知内容正确无误，并且可以视情况的轻重缓急选择即时发送或定时发送。发送网络短信和发送电子邮件一样便于操作，也缩短了短信群发的时间，提高了管理的时效性。如果有一台连接了宽带的电脑，管理人员就可以随时随地群发短信，提高了管理的灵活性。

短信群发直接针对电话通知的弊端而来，给企业管理带来诸多便利：省时省力，临时会议可以在会前10分钟通知；留下了文字信息，很少出现与会者迟到、缺席现象；通信成本降低，提高了企业效益。短信群发使企业真正收到了“振臂一呼，应者云集”的效果，有效提高了企业的效率。

为配合江西中烟工业公司办公自动化系统的高效运作，广丰卷烟厂又即时开通了在线短信提醒功能。在线短信提醒即在紧急事务需要处理时或在工作流程中的某个节点受阻时，预先设定的系统会给该节点具体经办人发去短信，提示有某项工作需要立刻去完成。短信提醒帮助企业在第一时间内疏通工作流程，责任到人，有效提高了企业的执行力。

如今，江西中烟广丰卷烟厂在内部管理信息化的道路上，从疏通通信渠道入手，正一步一个台阶，为实现工作流程的无缝对接，为全面建设富有效率的江西烟草而努力奋斗。

（作者单位：江西中烟工业公司广丰卷烟厂）